U heeft net uw vitrinewebsite of uw online winkel gelanceerd. Het ontwerp is verzorgd, de teksten zijn klaar. Maar heeft u gedacht aan uw wettelijke vermeldingen? Deze pagina, vaak onderaan de site geplaatst, is echter een verplichting die door de wet op het vertrouwen in de digitale economie (LCEN) van 21 juni 2004 wordt opgelegd. Zonder deze vermeldingen loopt u het risico op zware sancties.
Veelvoorkomende fouten bij het opstellen van wettelijke vermeldingen
De meeste sites hebben wel een pagina met de titel “wettelijke vermeldingen”. Het probleem ligt echter in de werkelijke inhoud van deze pagina. Veel site-eigenaren kopiëren een generiek model dat online te vinden is, zonder het aan hun situatie aan te passen.
Eerste veelvoorkomende fout: wettelijke vermeldingen, algemene voorwaarden en privacybeleid verwarren. Deze drie documenten voldoen aan verschillende verplichtingen. De wettelijke vermeldingen identificeren de verantwoordelijke voor de site. De algemene voorwaarden regelen de commerciële relatie met de koper. Het privacybeleid geeft details over de verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.
Tweede valkuil: vergeten om de informatie bij te werken na een wijziging van adres, rechtsvorm of hostingprovider. De wettelijke vermeldingen moeten de huidige situatie van de uitgever van de site weerspiegelen, niet die van de dag van oprichting.
Derde vaak verwaarloosd punt: de identiteit van de hostingprovider moet in uw vermeldingen staan, met zijn naam of handelsnaam, adres en telefoonnummer. Een eenvoudig logo of een link naar de homepage van de hostingprovider is niet voldoende. De wettelijke vermeldingen van Passez l’info illustreren hoe deze informatie op een leesbare manier kan worden gestructureerd, met alle elementen die door de wet vereist zijn.
Verplichte wettelijke vermeldingen volgens uw rechtsvorm
De exacte inhoud van uw wettelijke vermeldingen hangt af van uw rechtsvorm. Bent u een eenmanszaak? U moet uw voor- en achternaam vermelden, vergezeld van de vermelding “eenmanszaak” of de initialen “EI”.
Voor een bedrijf (BV, NV, etc.) zijn de verwachte informatie gedetailleerder:
- Handelsnaam, rechtsvorm en bedrag van het maatschappelijk kapitaal
- Adres van de hoofdzetel en registratienummer bij de KVK
- BTW-identificatienummer
- Contactgegevens: e-mailadres en telefoonnummer
- Naam van de publicatieverantwoordelijke
Als u een gereguleerde activiteit uitoefent (apotheek, drankverkoop, gereguleerde vrije beroepen), moet u ook de naam en het adres van de autoriteit vermelden die de vergunning heeft verleend.
Bijzondere gevallen van e-commerce sites
Een online verkoopsite heeft extra verplichtingen in vergelijking met een vitrinewebsite. De algemene voorwaarden moeten toegankelijk zijn voordat een bestelling wordt bevestigd. De vermeldingen moeten ook de betalings- en leveringsmodaliteiten en het herroepingsrecht specificeren.
Cookies en persoonsgegevens: wat onder de AVG valt, niet onder de wettelijke vermeldingen
Veel sites mengen alles op één pagina. Het beheer van cookies en het privacybeleid verdienen een aparte behandeling, en de CNIL houdt hier steeds meer toezicht op.
Toestemming voor cookies moet worden verkregen voordat er iets wordt geplaatst. Concreet mag er geen advertentiecookie of meetcookie (behalve vrijstellingen) worden geplaatst zolang de gebruiker zijn keuze nog niet heeft gemaakt. De CNIL beschouwt het als even eenvoudig om te weigeren als om te accepteren, in overeenstemming met artikel 82 van de wet op Informatica en Vrijheden.
Recente controles hebben geleid tot sancties voor sites die advertentiecookies plaatsten voordat er enige interactie van de gebruiker was. De CNIL heeft ook sancties opgelegd voor het ontbreken van volledige informatie over de doeleinden van de cookies en over de wijze van intrekking van de toestemming.
Wat uw privacybeleid moet bevatten
Zodra uw site gegevens verzamelt (contactformulier, inschrijving voor een nieuwsbrief, aanmaken van een account), moet u de gebruiker nauwkeurig informeren:
- Identiteit van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking
- Doel van elke verzameling en bijbehorende juridische basis
- Duur van de gegevensbewaring
- Rechten van de betrokkenen (toegang, rectificatie, verwijdering, verzet)
De CNIL raadt aan om deze vermeldingen aan te passen aan elke verwerking in plaats van een allesomvattende tekst te schrijven. Een contactformulier en een inschrijving voor een nieuwsbrief hebben niet hetzelfde doel en dezelfde juridische basis.
Sancties bij afwezigheid of onvolledigheid van wettelijke vermeldingen
Deze verplichting negeren is geen theoretisch risico. Het niet voldoen aan de identificatieverplichtingen wordt strafrechtelijk bestraft. Voor natuurlijke personen kan de boete een aanzienlijk bedrag bereiken, waaraan een gevangenisstraf kan worden toegevoegd.
Rechtspersonen riskeren een boete van 375.000 euro. Naast de financiële sanctie schaadt het ontbreken van wettelijke vermeldingen de geloofwaardigheid van de site. Een bezoeker die deze informatie niet kan vinden, kan terecht twijfelen aan de ernst van het bedrijf.
Wat betreft de AVG, richten de controles zich zowel op grote platforms als op commerciële prospectiesites. Voor prospectie per e-mail of sms naar particulieren is voorafgaande toestemming in principe vereist. De uitzondering voor bestaande klanten dekt alleen soortgelijke producten of diensten, met een mogelijkheid tot eenvoudige weigering bij elke verzending.
Documenteer uw naleving
Het tonen van volledige wettelijke vermeldingen is niet altijd voldoende. De CNIL raadt aan om bewijs van toestemming te bewaren en een bijgewerkt register van verwerkingen bij te houden. In geval van controle is het deze documentatie die uw goede trouw bewijst.
Uw wettelijke vermeldingen zijn het eerste signaal van vertrouwen dat u naar uw bezoekers en de toezichthoudende autoriteiten stuurt. Neem de tijd om ze aan te passen aan uw rechtsvorm, scheid ze duidelijk van uw privacybeleid en uw algemene voorwaarden, en werk ze bij bij elke wijziging in uw activiteit. Een goed geschreven pagina vandaag voorkomt een geschil morgen.
